Fasilitas quick report merupakan cara yang paling cepat dalam pembuatan laporan. Namun seringkali memberikan hasil yang kurang memuaskan. Untuk itu, bila anda ingin memperoleh laporan dengan kualitas yang lebih memadai, baik dari segi tampilan maupun kemampuan menyajikan informasi, disarankan menggunakan standard report atau laporan standar dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Cristal Report.

Di bawah ini kita akan membuat standard report menggunakan data yang sama tetapi dengan menggunakan group. Disini kita ingin mengetahui laporan penjualan masing-masing kota, dalam hal ini kita akan memakai kota sebagai group. Ikutilah langkah-langkah di bawah ini untuk membuat standard report.

1. Bila tabel sales.dbf yang akan digunakan sebagai contoh telah diaktifkan, pilihlah menu Table - Create a Report. dan pilih standard report pada pilihan What type of report do you want to create? Seperti tampilan gambar di bawah ini.

Gambar 6.38. Kotak dialog Create Report pilihan Standart Report.

2. Klik Next untuk ke langkah berikutnya. Pilih All Records karena kita akan menggunakan semua data dalam contoh ini, dan tentukan pula dimana hasil report ini akan disimpan. Standarnya disimpan di folder Temp. Bila report akan digunakan pada kesempatan lain, sebaiknya disimpan pada tempat lain.

Gambar 6.39. Kotak dialog pemilihan data dalam Create Report.

3. Klik Finish, ArcView akan mengantarkan kita pada sofware Crystal Report. Tampilan Crystal Report dapat berbeda dengan gambar di bawah ini tergantung dari versi yang ter-install di komputer anda. Pada contoh di bawah ini, digunakan Crystal Report versi 10.

Gambar 6.40. Tampilan software Crystal Report.

Kita tidak akan membahas semua fasilitas Crystal Report yang disediakan, melainkan hanya menggunakan sebagian kecil saja sesuai dengan kebutuhan pembuatan laporan standar.

4. Urutan kerja menggunakan Crystal Report secara sederhana adalah sebagai berikut :

- Atur ukuran kertas melalui menu File - Page Setup, gunakan nilai 0,5" untuk semua margin.

Gambar 6.41. Kotak dialog Page Setup

- Di bagian kiri window ada Design dan Preview. Design digunakan untuk merancang model laporan, sedangkan Preview dipakai untuk melihat hasilnya bila dicetak. Di window bagian tengah report designer digunakan untuk merancang report dan menampilkan hasilnya. Sementara di bagian kanan terdapat field dan report explorer yang dapat dipakai untuk menampilkan field dan desain yang telah dibuat.

- Pada window Design, terdapat 5 bagian report, yaitu Report Header dan Report Footer ditampilkan pada bagian paling atas dan paling bawah laporan, Page Header dan Page Footer akan dicetak pada bagian atas dan bagian bawah di setiap halaman, dan Detail dipakai untuk menampilkan record data.

- Karena kita akan melakukan grouping data berdasarkan kota, maka pilih menu Insert - Group. Sebelumnya aktifkan window Design. Lengkapi kotak dialog yang muncul seperti gambar di bawah ini.

Gambar 6.42. Kotak dialog Insert Group

- Group Header # 1 dan Group Footer # 1 akan ditambahkan pada window design. Kemudian tambahkan field-field yang akan ditampilkan pada laporan, dengan cara tampilkan terlebih dahulu daftar field yang tesedia pada tabel sales.dbf dengan meng-klik Field Explorer - Database Fields - ArcView Reports yang terletak di window bagian kanan. Klik dan drag field yang akan digunakan dan letakkan di window designer pada bagian Detail. Pada contoh ini kita akan memakai field kota (sudah dipakai pada group), kode, barang, qty, harga, dan omset. Field yang telah digunakan akan ditandai dengan tanda rumput hijau. Pada saat kita menambahkan field ke dalam window design, secara automatis nama field tersebut digunakan Page Header sehingga kita tidak perlu menambahkan lagi judul kolom, namun kita perlu memodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

- Untuk menambahkan total jumlah barang yang dijual dan omset penjualan di tiap-tiap kota, tambahkan satu Summary yang akan ditempatkan pada Page Footer. Untuk itu, klik menu Insert - Summary atau klik tanda sigma, lengkapi kotak dialog summary yang muncul seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 6.43. Kotak dialog Insert Summary.

- Summary di atas dipakai untuk menghitung total barang yang dijual (Qty) untuk tiap-tiap kota. Ulangi langkah tersebut sekali lagi untuk menghitung total omzet di setiap kota. Gunakan prosedur yang sama dengan pembuatan summary di atas, hanya saja pada pilihan Choose field to summarize digunakan ArcView_Reports.OMSET.

- Atur posisi field pada bagian Detail, Page Header dan Footer. Tambahkan judul laporan pada Report Header dan asesoris lain seperti teks dan garis sehingga laporan akan tampak lebih menarik. Anda juga dapat menambahkan halaman dan tanggal dicetak dengan menyisipkan [Page Number] dan [Print Date] melalui Special Fields pada Feils Explorer. Apabila pengaturan telah selesai dilakukan, Window design akan tampak sebagai berikut.

Gambar 6.44. Tampilan window Design.

- Apabila kita lihat tampilan laporan ini pada Preview akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 6.45. Tampilan Preview Standart Report.

- Anda dapat menyimpan Laporan ini untuk dapat digunakan kembali dengan menu File - Save, Mengekspor ke format lain melalui menu File - Export atau mencetak ke printer dengan menu File - Print - Printer.